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Von der Herausforderung zur Lösung – Michael Berger und sein Weg zur effizienten Schulausstattung

10/2025

7min

Digitale Bildung braucht mehr als gute Konzepte – mit smarter Beschaffung Schulen erfolgreich ausstatten

Digitale Bildung scheitert nicht an fehlenden Konzepten – sondern an der Realität im Schulalltag: kaputte Geräte, unklare Zuständigkeiten, chaotische Beschaffungsprozesse. Damit Schulen wirklich digital arbeiten können, braucht es mehr als Visionen – es braucht smarte Verwaltungslösungen.

Wer Bildung verbessern will, denkt zuerst an pädagogische Konzepte, innovative Unterrichtsformen und staatliche Förderprogramme. Doch ein entscheidender Faktor bleibt oft im Hintergrund: die richtige Ausstattung. Nur wenn Lehrkräfte und Schüler über funktionierende, moderne digitale Endgeräte sowie ergonomisches Mobiliar verfügen, kann Unterricht wirklich an Qualität gewinnen – und damit auch der Lernerfolg der Schülerinnen und Schüler.

Bei Eduneon sind wir überzeugt: Ein ganzheitliches Wissensmanagement, eine systematische Inventarverwaltung und eine datenbasierte Investitionsplanung auf Seiten der Schulträger entlastet das Schulpersonal von administrativen Aufgaben, sorgt für Kosteneffizienz und steigert nachhaltig die Qualität von Schule und Unterricht. Doch viele Schulträger stehen vor großen Herausforderungen: Wie kann moderne IT bereitgestellt, das Budget effizient genutzt und der Überblick über Ressourcen behalten werden? Oft fehlen die nötigen Steuerungsinformationen: Welche Geräte sind wo im Einsatz? Welche Budgets sind noch verfügbar? Wann müssen Ersatzbeschaffungen geplant werden?

Genau hier setzt Eduneon an. Unsere medienbruchfreie und kollaborative Plattform schafft Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess – von der ersten Bedarfsmeldung über die Budgetzuweisung bis hin zur Inventarisierung und Ersatzplanung. Das Eduneon Cockpit ermöglicht Schulträgern eine intelligente, datenbasierte Steuerung, die Kosten optimiert, Prozesse vereinfacht und somit besseren Unterricht ermöglicht.

Einer, der diese Herausforderungen aus erster Hand kennt, ist Michael Berger. Als Leiter des Amts für Bildung und Digitalisierung in Neonberg kämpft er täglich mit fragmentierten Listen, unklaren Budgets und ineffizienten Prozessen. Seine Mission: Schulen mit der besten digitalen Ausstattung versorgen – doch bisher gleicht das einem Hindernislauf.

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Von der Herausforderung zur Lösung – Michael Berger und sein Weg zur effizienten Schulausstattung

Michael Berger ist Leiter des Amts für Bildung und Digitalisierung in Neonberg. Er und sein Team sind für die IT- und Medienausstattung der städtischen Schulen verantwortlich – vom operativen Betrieb über den Support bis hin zur Bestandsverwaltung. Seit der ersten Digitalpakt-Förderung wurden zahlreiche digitale Whiteboards und Tablets angeschafft. Doch ein zentrales Problem bleibt: Die Geräte sind dezentral in Excel-Listen erfasst, Daten sind lückenhaft, und es fehlt ein systematischer Überblick über Bestände, Raumstrukturen und Austauschzyklen.

Immer wieder muss Herr Berger mit den IT-Verantwortlichen der Schulen diskutieren: Sind es nun 100 iPads oder nur 92? Welche Liste ist korrekt? Wann müssen welche Geräte ersetzt werden, und welche Auswirkungen hat das auf das Budget? Ohne verlässliche Daten wird die Bestandsverwaltung und Re-Investitionsplanung zum Glücksspiel. Eine Herausforderung, die dringend eine Lösung braucht - denn auch in Neonberg ist der kommunale Haushalt zum Bersten gespannt

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Effiziente Bestandsverwaltung mit dem Eduneon Cockpit

Herr Berger wünscht sich eine zentrale Lösung, die alle relevanten Prozesse vereint – von der Inventarisierung über die Investitionsplanung bis hin zur Kommunikation mit den Schulen. Mit dem Eduneon Cockpit erhält er genau das: eine digitale Plattform, die alle Steuerungsinformationen auf einen Blick verfügbar macht und Prozesse automatisiert.

🔂 Automatische Neuinventarisierung: Genaue, raum- und seriennummerngenaue Bestandsaufnahme.
🧺 Produktdatenbank und Warenkorb-Funktion: Ermöglicht standardisierte Beschaffungsprozesse und automatisierte Kostenkalkulationen exakte Kostenplanung und Beschaffung.
🎟️ Kollaboratives Ticketsystem: Erleichtert die Störungsmeldung und -bearbeitung.
🏁 Projektmanagement-Tool: Unterstützt bei der Planung und Umsetzung komplexer Projektierungen wie einzelnen Baumaßnahmen (z.B. Schulneubauten) oder die Planung größerer Vorhaben.
🔗 Schnittstellen: Beispielsweise zu JAMF, Relution und weiteren MDM-Systemen sowie Single-Sign-On-Lösungen – für einen reibungslosen Start, die automatisierte Integration von Bestandsdaten und ihre dauerhafte Synchronisation.

Herr Berger hat nun einen zentralen, transparenten Kommunikationsraum – einen „Single Point of Truth“, der alle relevanten Daten vereinheitlicht und zugänglich macht.

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Von der Bedarfsmeldung zur konkreten Maßnahme

Ein aktuelles Projekt zeigt, wie das Eduneon Cockpit in der Praxis funktioniert: Die Ausstattung eines neuen Containeranbaus an der Victoria-Louise-Schule mit vier Räumen.

💰 Budgetübersicht: Herr Berger sieht auf einen Blick, welche Haushaltsmittel zur Verfügung stehen, die systematische Haushaltsüberwachung nach den Vorgaben der Doppik ist sichergestellt und eine proaktive Haushaltsplanung möglich.
🫴 Bedarfsermittlung: Offene Bedarfe und Anfragen werden transparent dargestellt. Er legt eine Sammelbedarfsmeldung für Tablets, Convertibles, interaktive Displays und Mobiliar ans. Er wählt passende Produkte aus der Produktdatenbank aus, die Kosten werden automatisch kalkuliert.
📦 Beschaffungsmaßnahme: In der Maßnahmenübersicht sieht Herr Berger alle laufenden Prozesse und auch die Maßnahme zur Vollausstattung des Container-Neubaus, er kann den gesamten Beschaffungsvorgang von der ERstellung bis zur Zustellung steuern und Bestellpositionen und Kosten detailliert durchkalkulieren.
📋 Bestellung & Inventarisierung: Nach Bestellauslösung und Zustellung vor Ort, stößt das System eine Neu-Inventur an, die neuen Geräte werden raum- und seriennummernscharf in den Bestand aufgenommen. Seriennummern, Modelldaten und weitere Asset-Informationen sowie kaufmännische Informationen sind direkt hinterlegt.

Die einzigartige Vernetzung von Steuerungsprozessen der Schuldigitalisierung in einer einheitlichen Oberfläche ermöglicht eine Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Kosten minimiert, Aufwand reduziert und die Medienentwicklung an den Schulen zu einem kommunalen Gemeinschaftsprojekt macht.

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Von der Bestellung zur langfristigen Verwaltung

Das Eduneon Cockpit hört nicht bei der Beschaffung auf – es begleitet den gesamten Lebenszyklus der Geräte. Über die Bestandsdatenübersicht kann Herr Berger alle Assets gezielt auswerten und nach relevanten Informationen filtern. Ein Kostenforecast ermöglicht die kostenwirksame Planung von Regelaustauschen entlang der kommenden Haushaltsjahre. Austauschzyklen werden berechnet und Geräte mit ablaufenden Nutzungszeiten hervorgehoben.

So kann Herr Berger langfristige Investitionen besser planen und seine Schulen optimal ausstatten - nach den haushalterischen Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Seine tägliche Arbeit wird durch verlässliche Daten, transparente Prozesse und automatisierte Abläufe erleichtert – ein echter Gewinn für die Bildungseinrichtungen in Neonberg.

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Und Ihre Schulen?

Michael Berger hat den Schritt zur digitalen und effizienten Schulausstattung gemacht. Die Zusammenführung von Inventarverwaltung und Investitionsplanung erleichtert ihm die Pflege der IT-Grundstruktur enorm. Sind auch Sie bereit für den nächsten Schritt? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Schulverwaltung optimieren – mit einer Lösung, die Transparenz, Kostenkontrolle und Effizienz vereint.

Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Sie Ihre Bestandsverwaltungs- und Beschaffungsprozesse nachhaltig verbessern können!