Herausforderung: Großer Digitalisierungsbedarf bei geringem Datenbestand

Die Digitalisierung des Schulwesens stellt Kommunen in Deutschland vor eine enorme Herausforderung. In Lübeck war die Umsetzung des „DigitalPakt Schule“ geprägt von organisatorischen Hürden, wie komplexen Entscheidungsstrukturen, fragmentierter Datenhaltung und ineffizienten Verwaltungsprozessen. Dabei wurde schnell deutlich, dass analoge Methoden und bestehende Prozesse nicht ausreichen, um den Digitalisierungsbedarf nachhaltig und strukturiert zu decken. Es fehlte eine zentrale, datenbasierte Lösung, die sowohl die Planung als auch die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben im Schulbereich ganzheitlich unterstützt.

Lösung: Einführung von Eduneon

Eduneon, eine datenbankbasierte Softwarelösung, wurde als Antwort auf diese Herausforderungen eingeführt. Das System wurde speziell dafür entwickelt, Prozesse der Digitalisierung im Bildungsbereich zu standardisieren und zu vereinfachen. Es kombiniert Inventarisierung,IT-Service Management, datenbasierte Investitions- und Haushaltsplanung mit mandantenfähiger Kollaboration und agilem Projektmanagement in einer Plattform.

Anwendungsszenarien und Funktionen

1. Inventarisierung und Wissensmanagement:
   • Eduneon ermöglicht die Inventarverwaltung des gesamten Ausstattungsbestands einer Schule, inklusiveHard- und Software, einzelnen Netzwerkkomponenten sowie des gesamten Mobiliars.
   • Zusätzliche Funktionen, wie dieErstellung eines Raumkatasters und die Verwaltung von Wartungs- und Austauschzyklen, gewährleisten eine präzise und strukturierte Bestandsverwaltung.
2. Kollaborative Zusammenarbeit:
   • Mithilfe eines mandantenfähigen Berechtigungsmanagements können alle relevanten Akteure – von Schulleitungen über die einzelnen Fachämter bis hin zu externen Dienstleistern – in einer einheitlichen Oberfläche effektiv zusammenarbeiten.
   • Kommunikationsmöglichkeiten wie Kommentarfelder und Direktbenachrichtigungen fördern die Transparenz und vereinfachen Entscheidungsprozesse.
3. Datenbasierte Planung und Auswertung:
   • Die Plattform unterstützt Schulen und Verwaltung bei der langfristigen Investitionsplanung durch die Modellierungvon Kosten- und Lebenszyklusanalysen für die IT-Ausstattung mit Endgeräten undInfrastrukturen.
   • Differenzierte Auswertungsfunktionen erleichtern die Kommunikation mit der Politik und helfen, Budgets effizient einzusetzen und die Erneuerung des vorhandenen Bestandsstrukturiert anzugehen.

Ergebnisse: Vorteile und Nutzen

• Optimierte Medienentwicklungsplanung: Eduneon hat die Erstellung und Umsetzung der Medienentwicklungspläne in Lübeck erheblich beschleunigt und erleichtert.
• ‍Transparente Prozesse: Alle Beteiligten – von der Schule bis zur Verwaltung – haben einen gemeinsamen Single Point of Truth und jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status von Projekten und Beschaffungen.‍
• Effiziente Ressourcennutzung: Durch die digitale Steuerung von Budgets und Investitionsvorhaben konnte die Wirtschaftlichkeit der IT-Investitionen gesteigert werden.‍
• Reduzierung von Verwaltungsaufwand: Das zentrale Datenbanksystem ersetzt die vorherigen Excel-basierten Ansätze, die fehleranfällig und zeitintensiv waren.

Zusammenarbeit mit Eduneon

Die Zusammenarbeit zwischen der StadtLübeck und dem Team hinter Eduneon war von einer agilen und kundenorientierten Herangehensweise geprägt. Unterstützung bei der Implementierung, Workshops und ein schneller Support sorgten dafür, dass die Einführung reibungslos verlief.

Ausblick: Die Zukunft von Eduneon

Eduneon bietet über die reine Schul-IT hinaus Potenzial für weitere Einsatzbereiche, wie:

• Schulentwicklungsplanung und Raumverwaltung.
• Erweiterung der digitalenInfrastruktur für nicht-technische Ausstattung.
• Verknüpfung mit anderenVerwaltungsbereichen, wie Gebäudemanagement.

Fazit

Mit der Einführung von Eduneon hat Lübeck einen wichtigen Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen digitalen Bildungslandschaft gemacht. Die Software zeigt, wie zentrale Datenhaltung, kollaborative Funktionen und datenbasierte Planung dazu beitragen können, komplexe Herausforderungen im Bildungsbereich effizient zu bewältigen. Eduneon ist damit ein Modellprojekt, das anderen Kommunen als Vorbild dienen kann.